Je ne sais pas pour vous, mais j’ai constaté que l’un des plus grands obstacles à l’organisation est l’organisation des papiers.
Ne pensez-vous pas qu’il est ironique de constater que, même si nous vivons dans une société aussi numérique, nos maisons continuent d’être inondées de papier ?
Quand j’ai réalisé les documents pour la retraite de mon papa, j’en ai eu marre de chercher des papiers surtout quand je passe des heures à chercher un seul papier.
Courrier indésirable, factures, documents juridiques, dossiers fiscaux, dossiers scolaires, dossiers médicaux, dossiers de voiture, reçus, garanties, tous les manuels de tous les meubles…
C’est une quantité irraisonnable de papiers à conserver sur le long terme. C’est une quantité insensée de documents qu’il est « trop important » de jeter, ou nous devons les conserver parce que nous « pourrions » en avoir besoin de nouveau un jour.
Cela me fait penser à cet article de 14 objets à jeter de suite cette année.
Et où conservez-vous tous ces documents en attendant que « un jour » paraisse ?
En effet, certains papiers doivent être conservés au moins cinq ans comme les factures d’eau, les factures de gaz… alors que les fiches de paies/salaires seront conservées à vie (et je vous assure que c’est une galère de trouver les fiches de paies de plus de dix ans).
Pour être honnête, les options ne sont pas vraiment jolies : un grand classeur en métal, des piles de boîtes en carton, une pile désordonnée empilée, etc.
Personnellement, cela me rend folle de perdre de la place pour quelque chose d’aussi inutile que de nombreux papiers que nous ne regardons jamais, mais surtout pour la planète !
Nous avions un grand classeur en métal qui contenait tous nos documents papier. Quelle douleur (et une horreur) ! Je suis arrivée à convaincre mes parents de changer de méthode et d’être plus disciplinés afin de ne plus chercher les papiers dans la maison.
Après avoir ouvert toute ma maison, j’étais déterminé à surmonter ce tas de documents.
Bien que cela ait pris un certain temps, j’ai pu tout ranger et nettoyer tous nos documents. Nous sommes passés d’un grand classeur en métal à un petit tiroir dans un bureau et très élégant (enfin !!!!!).
C’est tellement discret que vous ne pouvez même pas dire qu’il est utilisé pour stocker tous les papiers de la maison !
Ne désespérez pas, car je vais vous dire exactement comment vous débarrasser de l’encombrement de papier dans votre maison !
FOURNITURES ESSENTIELLES POUR ORGANISER VOTRE FOUILLIS DE PAPIER
Lors de l’organisation et du désencombrement de vos documents, je vous recommande vivement deux choses : un scanner et un destructeur de qualité.
Faites-moi confiance, ces deux choses vont vous aider à vous débarrasser TELLEMENT de ces mille papiers inutiles dans la maison.
Un bon scanner et déchiqueteur vous épargnera beaucoup de temps et de frustration, sans compter qu’ils seront rentables à long terme.
Alors, allez-y et obtenez-les maintenant afin que vous puissiez commencer à traiter ce fouillis de papier dès que possible !
DES SCANNERS
Je n’ai pas de scanners, mais une imprimante/scanner qui fonctionne tout-en-un.
Il rend la numérisation des documents importants super facile. Il suffit de le mettre dans le scanner, appuyez sur le bouton et vous avez votre scan.
DÉCHIQUETEURS
Si vous ne disposez pas de beaucoup d’espace et que vous ne voulez pas dépenser trop d’argent pour une déchiqueteuse, vous pouvez vous procurer une déchiqueteuse qui se posera directement dans la poubelle.
Nous en avions un, mais nous avons fini par passer à une déchiqueteuse avec une poubelle.
Pourquoi ?
Parce que ces déchiqueteuses ne peuvent pas faire de coupes transversales ; ils déchiquètent simplement tout en longues bandes. Pour les papiers avec des informations sensibles, il me paraissait plus judicieux d’en disposer une plus pointus.
Si vous voulez une déchiqueteuse pouvant effectuer des coupes transversales, vous devez acheter une déchiqueteuse avec poubelle intégrée.
Si vous souhaitez vous débarrasser de nombreuses informations personnelles (numéros de sécurité sociale, numéros de compte, numéros de carte de crédit, enregistrements personnels, etc.).
COMMENT SE DÉBARRASSER DU FOUILLIS DE PAPIER
Maintenant que vous avez le matériel dont vous aurez besoin, commençons à nous débarrasser de ce fouillis de papier !
En fonction de l’encombrement du papier, trier tout cela peut être un processus long surtout si vous avez accumulé un nombre incalculable de papiers.
Si votre zone de stockage du papier s’est transformée en une zone de guerre, ne vous découragez pas !
Prévoyez un peu de temps chaque jour pour réduire la pile, et vous constaterez que vous avez pris le contrôle de l’encombrement du papier avant même de le savoir ! Chaque jour, je me lève plus tôt pour effectuer plus de tâches quotidiennes et pour faciliter mon train de vie journalier.
Étape 1 : Rassemblez vos papiers.
Rassemblez tous vos documents en un seul endroit pour pouvoir tout voir facilement. Si vous avez trop de papiers, dans ce cas, faites-en fonction d’une catégorie.
Sortez-le des classeurs, des boîtes dans les placards, des poubelles sous le lit, des piles de papier dans le bureau, des tiroirs dans la cuisine, etc.
Détruisez tous les papiers inutiles comme les garanties d’objets que vous n’avez plus.
Détruisez-le et ne laissez aucun papier s’échapper !
Lorsque vous voyez à quel point le fouillis de papier que vous avez réellement stocké dans votre maison peut vous sembler accablant (car on entasse un nombre incalculable de papiers).
Mais au lieu de vous concentrer sur la montagne de paperasserie à laquelle vous devez vous attaquer, songez à moins d’encombrement dans votre maison… et à ce que vous allez faire avec cet espace supplémentaire une fois que vous avez terminé !
Vous allez être soulagé de cet espace. Il est temps de faire un peu plus de place dans la maison.
Étape 2 : Triez les documents.
Cette étape peut prendre un certain temps, et c’est tout à fait bien ! Enlevez-le un peu chaque jour et cette montagne de paperasse disparaîtra avant que vous ne le sachiez. Il est temps de faire un tri sélectif des documents scolaires, des documents pour la retraite, des papiers de la banque.
Vous allez vouloir trier tous vos papiers en trois piles :
- Conservé :ce sont les papiers dont vous souhaitez conserver les originaux. Voici une liste utile de documents que vous devriez conserver et la durée de leur conservation.
- Outre les documents figurant sur cette liste, la majorité de vos documents doivent appartenir aux deux catégories suivantes.
- Numérisez (puis déchiquetez):ce sont les papiers que vous voulez conserver, mais vous n’avez pas besoin des papiers à proprement parler.
- Tous ces dossiers dans votre classeur qui sont « super importants », mais que vous n’avez jamais mentionnés ? C’est ce que vous voulez faire avec eux !
- Vous pouvez conserver les informations sans stocker de boîtes de fichiers chez vous. On peut très bien conserver les factures d’eau et de gaz en numérique. Jeter les anciennes factures de vos anciennes maisons (si vous avez déménagé de plus de cinq ans).
- Destruction :ces papiers que vous n’avez pas du tout besoin de conserver et sont prêts à être jetés ou détruits. Tout ce qui contient des informations personnelles doit être déchiqueté.
- Le vol d’identité est régulier et une menace très réelle, alors ne facilitez pas la tâche des gens pour qu’ils mettent la main sur vos informations !
Étape 3 : Organisez les documents que vous conservez.
Vous devriez avoir très peu de paperasse que vous devez réellement garder à la maison comme les fiches de salaire. Il devrait donc être assez facile de trouver un endroit pour tout ranger, surtout que vous devriez avoir un espace supplémentaire par rapport à tous les papiers dont vous vous débarrassez.
Pour ranger vos dossiers, les choix sont multiples comme un petit classeur, un coffre-fort, un support à fichiers… A vous de faire votre choix.
Le plus important est que la solution de stockage fonctionne pour vous et votre maison. Il devrait être facile à utiliser et à consulter et vous aider à garder vos documents organisés.
Étape 4 : Numérisez les documents dans votre pile de numérisation.
Si vous avez beaucoup de documents à numériser, cela peut devenir fastidieux et prendre un certain temps.
Je recommande de mettre de la musique en scannant tous vos fichiers.
Cela accélérera beaucoup le processus et vous progresserez sans même vous en rendre compte !
Une fois que vous avez numérisé vos documents, assurez-vous de les mettre dans la bonne pile.
Choisissez un bon endroit sécurisé pour stocker les fichiers numériques que vous venez de numériser.
Si vous souhaitez pouvoir accéder à vos fichiers à partir de n’importe quel appareil, vous pouvez extraire un service de stockage dans des clouds.
Vous pouvez également toujours stocker vos fichiers localement sur le disque dur de votre ordinateur, mais je n’aime pas cette méthode.
Étape 5 : Déchiquetez les documents dans votre pile de déchiquetage.
Il est temps de commencer à détruire votre tas de lambeaux. Si vous avez une quantité vraiment énorme de documents à déchiqueter, il vous faudra certainement un certain temps pour résoudre le problème avec un déchiqueteur domestique.
Étape 6 : Élaborez un système permettant de gérer le papier dès qu’il arrive à la maison.
Maintenant que vous maîtrisez le papier, la chose la plus importante à faire est de le garder ainsi !
Voici quelques moyens de réduire le papier entrant dans la maison :
- Inscrivez-vous pour obtenir des relevés sans papier de votre banque, de votre service public, etc.
- Réduisez le courrier indésirable. Désabonnez-vous.
- Créez une boîte de réception familiale pour toute la famille et votre famille pourrez mettre tous les papiers qui entrent à la maison.
- Ensuite, une fois par semaine, triez la boîte de réception et videz-la. Conservez et archivez, numérisez et déchiquetez, ou jetez-le/recyclez-le.
L’essentiel est de… créer une place pour tous les papiers et gérer le papier dès qu’il entre dans la maison pour qu’il ne se perde pas hors de contrôle ! C’est l’une des choses les plus importantes à faire pour ne plus avoir une maison trop encombrée de papiers.
Tous les manuel utilisations
Vous savez où je ne cherche pas quand j’ai besoin de chercher quelque chose sur un appareil ou un produit que nous possédons ? Dans notre boîte massive de tous les manuels !
Généralement, au moment où j’ai vraiment besoin de l’un de ces manuels, je n’ai ni le temps ni la patience de fouiller dans un tas de manuels pour trouver le bon. Je vais le rechercher en ligne avant même d’essayer de le trouver chez nous. Alors, à quoi sert-il de conserver une grosse boîte de tous ces manuels ?
J’ai ouvert un dossier sur un cloud pour mes manuels d’utilisation. Chaque fois que nous achetons quelque chose qui vient avec un manuel auquel nous pourrions avoir besoin de nous référer, je le cherche en ligne.
La plupart des entreprises conservent des exemplaires de tous leurs manuels en ligne !). Cela ne prend pas beaucoup de temps pour les articles récents.
Je télécharge une copie PDF du manuel et la stocke dans un dossier sur Google Drive.
Ainsi, si jamais je devais me référer à un manuel, je peux le consulter sur mon téléphone en appuyant simplement sur un bouton.
Cela signifie qu’il n’y a pas de manuels inutiles qui traînent dans les parages et que je n’ai pas à me déchirer les cheveux pour essayer de trouver le bon manuel lors de situations stressantes.
On s’énerve vite à chercher les bons manuels au bon moment.
J’espère que cela vous aidera à organiser le fouillis de papier chez vous et à le maîtriser. Avec autant de technologie que nous avons aujourd’hui, il n’est pas nécessaire d’avoir tout ce papier encombrant votre maison !
Le processus peut être long, mais si vous faites un peu chaque jour, vous finirez par voir disparaître toutes ces piles de papier lentement, vous laissant avec une maison sans papier ! C’est un geste pour vous et pour la planète.
